Retour d’expérience : le passage à iNoé
Génèse du besoin
A la demande des parents mais aussi des salariés, la structure a cherché un logiciel qui :
- Facilite les inscriptions pour les vacances et les mercredis
- Donne la possibilité de payer par carte bancaire
- Permet le paiement et l’inscription en ligne
La structure utilisait déjà bon nombre de logiciels de gestion AIGA.
La mise en place de l’outil
Pascal Delsarte, Centre social Centre ville de Valenciennes
Le prestataire informatique a réalisé un audit et vérifié la correspondance entre leur solution et la demande du centre.
S’en est suivi deux sessions de formation à destination des salariés. La formation doit être préparée en amont, le salarié doit avoir une idée claire des fonctionnalités qui lui seront nécessaires.
La transition vers Inoé s’est faite en plusieurs phases.
Elle a permis de gagner du temps sur la facturation, les relance et les encaissement mais à engendré un grand nombre de demandes d’aide par téléphone.
Une trentaine de parents avaient quant à eux suivi une formation et n’ont eu aucun mal à ré-inscrire leurs enfants en ligne.
La gestion des adhésions à l’association, à renouveler tous les ans, n’est pas prise en charge par le logiciel.
Fabienne Fouque, Centre Social de Loon Plage
Le passage à l’outil a été le moment de nettoyer la base de données, uniformiser la nomenclature des activités et mettre à jour les fiches sanitaires.
Le travail de saisie en doublon des adhésions a aussi été réalisé. Mieux vaut lancer le logiciel en début d’année civile pour limiter le travail de saisie sur l’année.
Il faut également vérifier manuellement les adhésions et les quotients familiaux.
Le respect de la confidentialité des adhérents et de leurs situations financières est aussi amélioré. Les chargées d’accueil ont gagné énormément de temps sur les inscriptions au profit de la convivialité !
Le pointage des participants et le passage à la gestion comptable se fait maintenant en 3 clics !