Noethys : logiciel libre de gestion multi-activités
Passer du propriétaire au libre c’est possible !
Des besoins communs à plusieurs centres sociaux ont émergé suite à la phase de diagnostic initiée par l’équipe.
Ils concernent l’amélioration de la gestion des données des adhérents, la diminution des coûts que les licences propriétaires font peser sur les structures et la meilleure prise en main par les équipes des outils numériques de gestion des adhérents.
Une solution libre a été identifiée, Noethys, elle est mise en place à Gravelines, à Atouts ville. Cette association est passée de Aiga à Noethys depuis janvier 2021.
Présentation de Noethys
C’est un logiciel libre et gratuit, assez facile d’utilisation. Pour son installation, il est nécessaire et incontournable de passer par un technicien en informatique. Le paramétrage sera personnalisé en fonction des besoins de la structure.
L’administration de la plateforme peut être confiée à un salarié très à l’aise avec l’informatique (il trouvera bon nombre de réponses aux questions qu’il se pose sur le forum d’entraide).
Administrateur ou pas, le déploiement de l’outil aura une forte incidence sur le temps de travail du salarié référent, surtout la première année, qui sera dédiée à la mise en place de la solution, l’auto-formation et la formation des autres salariés.
Lors des années suivantes, le travail à effectuer concernera surtout la mise à jour du catalogue d’activités lors de la rentrée et des vacances scolaires.
De fait, le coût humain de la mise en place de cette solution est important mais il constitue un investissement pour les années suivantes.
Le progiciel exploite une base de données hébergée en ligne, elle constitue le seul coût fixe à prévoir pour son utilisation (<=+200€/an). Aucun surcoût n’est à prévoir, même par ajout d’utilisateur.
La formation des salariés
Susciter le changement des méthodes de travail est complexe. Pendant un an, les salariés de l’association se sont retrouvés une fois par semaine pour un temps de formation.
Cet investissement porte aujourd’hui ses fruits, l’autonomie a été atteinte pour 42 salariés et la formation de pair à pair s’initie.
Des formations internes, externes ou hybrides sont aussi proposées par l’éditeur du logiciel métier.
D’autres solutions connexes sont proposées par l’éditeur
- Connecthys : Le portail Famille qui permet les inscriptions en ligne
- Nomadys : La solution de pointage à destination des animateurs et des bénévoles d’activité, (cette application est uniquement disponible sur tablette Androïd ou Windows)